商務會議是一個具有強烈商業(yè)性質(zhì)的會議。出席會議的人員包括公司法定代表人或高級管理人員，因此商務會議對會議環(huán)境有很高的要求。那么，如何規(guī)劃這樣一個重要的商務會議呢?它的詳細過程是什么?

　　1.會議準備。

　　商務會議的規(guī)劃計劃應盡快確定。一個優(yōu)的負責團隊將把商務會議中需要準備的所有具體事項列入一個完整的清單，從場地的選擇到住宿和交通。只有在會前做好充分的準備，才能保證會議的完善。

　　2.會議時間通知。

　　商務會議的時間一般由組織者決定，所以在決定會議時間后，及時通知參加會議的公司和個人，以邀請的形式通知，邀請反映商務會議的主題，邀請人的信息也要寫清楚，仔細檢查，防止錯誤。

　　3.布置會場。

　　會場是會議中一個非常重要的背景環(huán)境，所以在安排會場時，我們必須盡大努力減少錯誤的可能性。確保會議所需的設備能夠正常使用，包括相機、電腦、投影儀等。;為參加會議的人準備的茶零食。美化環(huán)境的會議桌花心應精心安排，這些應詳細反映在商務會議規(guī)劃計劃中。

　　4.安排會議接待。

　　因為參加商務會議的成員有時是從外面來的，所以安排一個舒適的住宿環(huán)境和方便的交通至關(guān)重要，為參加會議的成員提供特殊的車輛接送服務，這也可以在很大程度上避免交通問題造成的會議延誤。在會議上，接待員應始終保持緊張，以便及時處理隨時可能發(fā)生的事故，盡量減少不良影響。